Проблема факсимильных документов в арбитражном процессе - Юридическая консультация

Проблема факсимильных документов в арбитражном процессе

Как показывает практика Юридического Центра Портал вопрос, вынесенный в заголовок настоящий статьи, является крайне актуальным. Связано это, прежде всего, с развитием информационных технологий, расширением географии деловых отношений, а также с законным желанием участников рынка облегчить и ускорить процедуру документооборота. Как следствие все больше договоров и соглашений заключаются и реализуются с помощью обмена документов по электронной почте и по факсимильной связи.

Для типовых договоров (например, плановой поставки) распространена ситуация, когда стороны обмениваются подписанными документами по факсимильной связи и с этого момента считают себя связанными договорными обязательствами. Пока отношения участников таких соглашений остаются доверительными, у сторон не возникает вопроса о правомочности факсимильных документов, на основании которых реализуются сделки. Однако, при возникновении спора и необходимости обращения за защитой своих интересов в арбитражный суд, проблема действительности факсимильного договора, достоверности и юридической силы документов, полученных с помощью современных средств связи, выходит на первый план.

Анализ имеющейся судебной практики, в части приобщения факсимильных документов к судебному делу и их исследования в качестве доказательств показывает, что судьи в судебных процессах не работают с подобными документами как первичными письменными источниками фактов и прямыми доказательствами. Такой документ в силу своих объективных свойств не соответствует требованиям действующего судопроизводства, и не является подлинником документа, а только его факсимильной копией.

По смыслу части 6 статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, суд признает недоказанным факт, подтверждаемый копией, в случае наличия совокупности следующих обстоятельств: оригинал документа отсутствует; копии документов, представленных сторонами в процессе, различны по содержанию; установить содержание оригинала документа, основываясь на иных доказательствах, невозможно.

Таким образом, у недобросовестного контрагента всегда существует возможность подвергнуть сомнению достоверность факсимильной копии спорного договора и заявить о его незаключенности, т.е. об отсутствии между сторонами взаимных обязательств. Безусловно, в процессе факс тоже документ, но в случае противоречия между представляемыми сторонами доказательствами при отсутствии у истца оригиналов первичных документов, судья не примет решение на основе факсимильного документа.

Так, Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 12 октября 1999 г. по делу N КГ-А40/3285-99 отменил решение нижестоящего суда о том, что договор заключен между сторонами в порядке ст. 438 ГК РФ, как необоснованное. Суд не принял во внимание пояснения ответчика, разъяснившего, что договор заключался в порядке ст. 434 ГК РФ путем обмена документами посредством телефаксов, и возражения истца, согласно которым номер факса, с которого якобы посылался подписанный истцом договор, истцу никогда не принадлежал и истец им никогда не пользовался. При таких обстоятельствах и при отсутствии надлежащих доказательств, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору, отсутствуют основания для признания договора заключенным в порядке, установленном п. 2 ст. 434 ГК РФ.

Так же, по одному из дел проведенных ООО «Юридический центр «Портал» (дело №А56-23507/2009, рассмотренном Арбитражным судом Санкт-Петербурга и Ленинградской области), суд указал, в частности: «обязательным критерием допустимости использования средств факсимильной связи, является возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору». Сторона, основывающая свои требования на факсимильной копии договора, не смогла доказать, что подписанный договор направлялся с факсимильных аппаратов сторон (отсутствовали данные, что номера телефонов указанные на копии принадлежат сторонам). В данных обстоятельствах суд справедливо признал представленную копию (факс) договора недопустимым доказательством.

Вопрос как установить достоверность факсового документа остается открытым, т.к. обществу еще неизвестно о существовании тех факсов, которые достоверно позволяют определить "отправителя" по номеру вызывающего факса (абонента), ободряет лишь факт, что наука не стоит на месте, и день, когда не будет сложности в признании в качестве доказательств документов полученных по факсу, близок.

Чтобы избежать возможных споров, необходимо указать в договоре или в дополнительных соглашениях к нему, что возможна передача документов по факсу, электронной почте, то есть обозначить допустимость доказательств полученных по электронной и факсимильной связи. Но отсутствие данного условия в договоре не влечет категорического запрета на передачу документов посредством факса. Если возникает спор о действительности факсимильных сообщений, суд обязан установить истинную волю сторон и принимать во внимание фактические отношения сторон.

Так что, вопрос, нужно ли указывать в договоре о действительности факсимильных копий не должен вызывать у Вас сомнения.

Возможные пути решения проблемы

1. Следует неопровержимо доказать, что документы исходят от органа, уполномоченного представлять данный вид доказательств, подписаны лицом, имеющим право скреплять документ подписью, при этом соблюден установленный порядок составления, регистрации документов. Суду необходимо разъяснить весь путь формирования, сохранения и направления каждого письменного доказательства. В частности, большое значение имеют отметки (оттиски) оставляемые факсимильным аппаратами на самом документе, а именно номера передающего и принимающего аппарата, дата отправки и приема документов. Необходимы также доказательства о принадлежности указанных номеров аппаратов сторонам – например, указание о них непосредственно в договоре.

Так, предметом рассмотрения в МКАС (Международный коммерческий арбитражный суд) при ТПП РФ (Торгово-промышленной палате Российской Федерации) стал вопрос о действительности изменений контракта, совершенных посредством сообщений по факсу. Доводы ответчика о недействительности упомянутых факсимильных сообщений, вносящих изменения в положения контракта, поскольку такие изменения нельзя считать совершенными в письменной форме, не признаны МКАС при ТПП РФ обоснованными. Истец доказал, что факсимильные сообщения об изменении условий поставки товара выполнены на бланках московского представительства фирмы ответчика, подписаны представителем ответчика, являющимся тем же лицом, которое подписало с истцом основной контракт и чьи полномочия сторонами не оспариваются; в верхнем левом углу факсов имеется отбивка, содержащая название отправителя - фирмы ответчика. Не имеет значения, какой факс использовал для передачи сообщений представитель ответчика (установленный в его офисе или в каком-либо ином месте). Поэтому МКАС при ТПП РФ был сделан вывод о том, что указанные документы действительны и направлялись именно ответчиком через его представительство в Москве.

2. Действительность заключенного договора, может быть также доказана действиями должника, свидетельствующими о фактическом признании спорного договора. К таким действиям, в частности может относиться частичная оплата по договору, подписание актов приема передачи товара или выполненных работ (услуг). Наиболее распространенный пример: факт заключения и одобрения договора поставки со стороны Покупателя может быть доказан фактом частичной оплаты принятого по спорному договору товара. Сторона, доказывающая действительность факсового документа вправе использовать любые доказательства, подтверждающие действительность представленных документов. На данном этапе особенно важна помощь профессиональных юристов, которые смогут подсказать возможные источники доказательств.

Таким образом, при использовании факсимильных копий в арбитражном процессе необходимо учитывать особенности, обусловленные способом их передачи. Во избежание возможных споров следует прописывать в договоре возможность передачи документов по факсу, а также номер факса, по которому будет происходить обмен документами. Кроме того, в договоре необходимо прямо указывать на возможность подписания договора с использованием факса. Дополнительной гарантией успешного доказывания приемки (отправки) факсимильного сообщения будет регулярное ведение журнала записи входящих и исходящих факсов. Так что, факсимильное сообщение как доказательство может оказаться решающим, если об этом позаботиться заранее.